Praca zdalna według przepisów to wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

Ustawa wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi),
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna taka organizacja (wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej w przypadku:

• pracownicy w ciąży,
• pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
• pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownikowi rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
• pracownikowi rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia),
• pracownikowi rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia takiego wniosku tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Każdy pracownik zyskuje prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego (w okolicznościach incydentalnych, uzasadnionych wyłącznie potrzebą pracownika).

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika na pracy zdalnej

Pracodawca zobowiązany będzie:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy;
• zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty;
• pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.

Pracodawca będzie musiał brać pod uwagę: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, normy zużycia energii elektrycznej, koszty usług telekomunikacyjnych.

Ekwiwalent nie będzie stanowić dla pracownika przychodu.

Nowe przepisy upoważniają pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej.

Kontroli ma podlegać m.in. przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy, a także zasady BHP.

Kontrola będzie mogła zostać zrealizowana w miejscu wykonywania pracy zdalnej np. w prywatnym mieszkaniu czy domu pracownika.